SPECJALISTA/SPECJALISTKA PROJEKTU DS. WSPARCIA REALIZACJI PROCESÓW INWESTYCYJNYCH

Pracodawca poszukuje zorganizowanej i odpowiedzialnej osoby do wsparcia zespołów projektowych
w zakresie operacyjno-administracyjnym, koordynacji prac oraz wstępnej weryfikacji dokumentacji merytorycznej i finansowej. Osoba na tym stanowisku będzie kluczowym elementem zapewniającym płynność komunikacji i zarządzanie obiegiem dokumentów
w zespołach projektowych.

GŁÓWNE ZADANIA:
1. Wsparcie administracyjne zespołów projektowych w codziennej pracy oraz przy realizacji powierzonych zadań inwestycyjnych.
2. Kompleksowe prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym sporządzanie pism urzędowych, notatek ze spotkań i protokołów.
3. Organizacja i archiwizacja dokumentacji projektowej i kontraktowej (umowy, kosztorysy, harmonogramy, dokumenty formalno-prawne).
4. Współpraca z działem księgowości w zakresie rozliczeń finansowych, weryfikacji faktur, wniosków o płatność i nadzoru nad płynnością budżetową projektów.
5. Przygotowywanie zbiorczych zestawień, harmonogramów, raportów oraz prezentacji dotyczących postępu prac i stanu finansowego inwestycji.
6. Wsparcie procesu przetargowego poprzez kompletowanie dokumentacji, terminowe przesyłanie zapytań i ofert oraz wsparcie w pracach komisji.
7. Koordynacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, w tym rezerwacja sal i dbanie o logistykę.
8. Obsługa administracyjna i zapewnienie sprawnego funkcjonowania zespołu projektowego.

Wymagania

WYMAGANIA NIEZBĘDNE:
1. Wykształcenie wyższe (administracja, zarządzanie, budownictwo lub pokrewne).
2. Minimum 2 lata doświadczenia w pracy na stanowisku asystenckim w dziale inwestycji/budownictwa.
3. Praktyczna znajomość obiegu dokumentów budowlanych i administracyjnych.
4. Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel (do tworzenia zestawień i rozliczeń) oraz Word.
5. Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne i dbałość o szczegóły.
6. Samodzielność, inicjatywa i umiejętność ustalania priorytetów.
7. Wysoka kultura osobista i umiejętność skutecznej komunikacji.

WYMAGANIA DODATKOWE:
1. Znajomość podstaw Prawa Budowlanego, Prawa Zamówień Publicznych lub procedur inwestycyjnych.
2. Doświadczenie w obsłudze elektronicznego obiegu dokumentów.
3. Podstawowa znajomość programu AutoCAD (umiejętność otwierania i drukowania plików).
4. Prawo jazdy kat. B.

WYMAGANE DOKUMENTY APLIKACYJNE:
1. CV zawierające opis doświadczenia zawodowego.
2. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych.
3. (Opcjonalnie) List motywacyjny i/lub referencje.

MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA DOKUMENTÓW:
Dokumenty aplikacyjne należy przesłać w terminie do dnia 21 lutego 2026 r. na adres e-mail: zzl.sekretariat@sop.gov.pl lub złożyć osobiście w siedzibie Służby Ochrony Państwa: ul. Podchorążych 38, 00-463 Warszawa z dopiskiem: Rekrutacja - Specjalista projektu ds. wsparcia realizacji procesów inwestycyjnych (m/k).
Telefon kontaktowy: 22 606 57 59.

UWAGI KOŃCOWE OD PRACODAWCY:
- Informacja prawna: Zatrudnienie następuje na czas określony (do 31.12.2029 r.) z uwagi na obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy, tj. konieczność realizacji zadań wynikających z ustawy o ustanowieniu Programu Modernizacji na lata 2026-2029 (art. 25 § 4 pkt 4 Kodeksu pracy).
- Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami.
- Nadesłanych dokumentów nie zwracamy.
- Przewidziane wynagrodzenie brutto w przedziale od 8 620 zł do 12 000 zł (uzależnione od stażu pracy i doświadczenia).
- Służba Ochrony Państwa zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia procesu rekrutacji, w przypadku pozyskania właściwego kandydata.

INFORMACJA O OBOWIĄZKU UZYSKANIA POŚWIADCZENIA BEZPIECZEŃSTWA:
- Osoba zatrudniona na stanowisku Specjalista projektu ds. wsparcia realizacji procesów inwestycyjnych (m/k) będzie zobowiązana do poddania się procedurze uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. 2025 poz. 1209).
- Poświadczenie to jest wymagane w celu dostępu do informacji niejawnych w związku z realizowanymi zadaniami służbowymi.
- Wzór ankiety bezpieczeństwa dostępny jest pod adresem: https://www.gov.pl/web/mswia/ankieta-bezpieczenstwa-osobowego

Miejsce wykonywania pracy: Warszawa - Śródmieście
Godziny pracy: 8:15 - 16:15

KLAUZULA RODO:
Aplikując na przedmiotowe ogłoszenie Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Służbę Ochrony Państwa na potrzeby realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

Jak aplikować

Sposób aplikowania: bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: 1. CV zawierające opis doświadczenia zawodowego.
2. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych.
3. (Opcjonalnie) List motywacyjny i/lub referencje.

MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA DOKUMENTÓW:
Dokumenty aplikacyjne należy przesłać w terminie do dnia 21 lutego 2026 r. na adres e-mail: zzl.sekretariat@sop.gov.pl lub złożyć osobiście w siedzibie Służby Ochrony Państwa: ul. Podchorążych 38, 00-463 Warszawa z dopiskiem: Rekrutacja - Specjalista projektu ds. wsparcia realizacji procesów inwestycyjnych K/M

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: osobiście, e-mail, inny - MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA DOKUMENTÓW:
Dokumenty aplikacyjne należy przesłać w terminie do dnia 21 lutego 2026 r. na adres e-mail: zzl.sekretariat@sop.gov.pl lub złożyć osobiście w siedzibie Służby Ochrony Państwa: ul. Podchorążych 38, 00-463 Warszawa z dopiskiem: Rekrutacja - Specjalista projektu ds. wsparcia realizacji procesów inwestycyjnych K/M
Telefon kontaktowy: 22 606 57 59.

Język aplikacji: polski

Informacje o pracodawcy

Pracodawca: Służba Ochrony Państwa

NIP: 7010799793

Adres: Podchorążych 38, 00-463 Warszawa, powiat: m.st. Warszawa, woj: mazowieckie